Covid-veilig welkom voor bezoekers

Bezoekersregistratie. Er zijn zóveel mogelijkheden. Wij, bij ZEPnl, gebruiken natuurlijk ook bezoekersregistratie. Voor onze regiobijeenkomsten gebruiken we de oplossingen van deRegistratiebalie.

Formeer
Nog meer dan voorheen moet voor opdrachtgevers gaan gelden: formeer een team van professionals rond je event. Geen partij heeft alles tegelijk onder controle. Samenwerken, elkaar helpen en aanvullen, daar is iedereen mee geholpen.

Selecteer
Zorg dat je vooraf je genodigden/bezoekersgroepen duidelijk in beeld hebt. Wie wil je waar en wanneer op je event hebben. Bijvoorbeeld een prospect-ochtend en een klanten-middag. Of bijvoorbeeld in geval van een beurs: zorg dat je met de exposanten nog duidelijker afspreekt dat de standbemanning vóór de bezoekers binnen is. Organiseer bijvoorbeeld een welkomstsessie voor exposanten… WIN,WIN!

Segmenteer
Zorg dat je het programma zo opstelt dat je groepen langs elkaar i.p.v. door elkaar kan laten lopen. Voorbeeld: begin de helft van de workshops 10 minuten eerder, de andere helft zal 10 minuten later klaar zijn. Maar ook het gebruik van kleuren en pictogrammen zorgen dat bezoekers op een leuke en herkenbare manier aanwezig zijn. De bezoekers met een groene badge kunnen lunchen om 12 uur bij het groene lunchplein. Blauw kan dan om 12.30 uur bij het blauwe plein aanschuiven.

Registreer
Leg tijdens het registreren vast dat men op de hoogte is van maatregelen die (helaas) nodig zijn. Soms schuren zaken met AVG, maak dit duidelijk en leg uit! Breng tijdsloten in het programma aan en laat bezoekers kiezen. Heb je ook een online deel? Laat bezoekers dan kiezen of ze op locatie of online aanwezig willen zijn. Niet voldoende parkeerplaatsen voor de deur? Zorg dat een deel met OV komt, of regel pendelbusjes. Leg deze keuzes vast en zorg dat de informatie op maat is.

Informeer
Bezoekers zullen zich de eerste evenementen afvragen of het veilig is de drukte op te zoeken. Informeer de bezoeker over de keuzes die gemaakt en maatregelen die genomen zijn. Herhaal ook zaken en gebruik plaatjes mensen lezen niet maar scannen. Maak het e-ticket extra informatief en vermeld parkeermogelijkheden, groepsaanduiding en aankomstslot. En zorg voor signing buiten vanaf de parkeerplaats tot op het evenement.

Visualiseer
Visualiseer vooraf de bezoekersstromen tijdens de ontvangst en op het evenement zelf. Hoe lang is de inlooptijd. Waar komt men vandaan (openbaar vervoer->bezoekers in plukjes, auto-> files)?  Wat als er ophopingen ontstaan? Is er ruimte in de centrale ontvangst hal? Kan men buiten wachten (tent?). Hoe lang is de doorloop bij de registratie. Hoe maak je wachttijd voor bezoekers leuk en informatief?

Hospiteer
Plaats hostessen en entertainment voor de registratie. Informeer de bezoekers al voor inchecken middels schermen, banners enz. Maar ook het pakken van een kop koffie al in de wachtrij kan een optie zijn om het wachten leuk te maken. Eenmaal bij de registratiebalie aangekomen word je persoonlijk ontvangen en ontvang je jouw badge (eventueel draagt de hostess handschoenen). Een Plexiglas kuchscherm op de balie voorkomt direct contact tussen hostess en bezoeker. Mensen willen zich vrij voelen en niet betutteld worden. Met vriendelijkheid bereik je meer. Zorg dat de ontvangst goed aanvoelt.

Controleer
Controleer bij binnenkomst of de bezoeker de richtlijnen kent en leg (anoniem) de gezondheidscheck vast. Bewaar deze gegevens apart van de registratiegegevens. Het hele eventteam dat zorgvuldig is samengesteld (zie punt 1) kijkt en stuurt waar dat nodig is bij. Zorg dat bij zalen hostessen ingezet worden. Alleen geregistreerde bezoekers worden toegelaten. Scan de badge: bij groen –> loop door, bij rood –> helaas. Placeren niet op plaats maar per rij op volgorde van binnenkomst! Verlaat de zaal in crematorium-stijl rij voor rij van achteraf.

Contacteer
Meer weten over over welk bezoekersregistratietraject voor jouw evenement een oplossing kan zijn? Neem dan eens contact op met de specialisten van deRegistratiebalie. Edwin Hendriks (0348-425667 / edwin@deRegistratiebalie.nl) staat je graag persoonlijk te woord.

De foto bij dit artikel is genomen op 1 juli tijdens de ALV van brancheorganisatie CLC-VECTA. Bij deze soepel ontvangst werkte deRegistratiebalie samen met Maaike Hoogenboom van MetMijErbij.nl en Linda Lee Sargeant van Promo Extended.