Visie op eventfotografie

Wat is er veranderd en wat zijn de trends en heb je nog tips?

Door ZEPnl fotografen Robert Tjalondo en Bianca de Wit

Er gebeurt veel op het gebied van communicatie en fotografie. Als experts op het gebied van evenement fotografie duiken wij hier eens in.

Snel, Sneller Snelst:

Bianca:

Alles gaat snel tegenwoordig, de hoeveelheid informatie die op ons afkomt elke dag weer is enorm. Alles wat je communiceert moet goed zijn en snel. Waar de organisatie vroeger nog wel eens met mobiel een foto maakte om tijdens het evenement om op social media te plaatsen, gebeurd dit steeds minder.

De meeste fotografen werken met een camera met WiFi verbinding waardoor een selectie gemaakte foto’s meteen doorgestuurd kunnen worden naar de organisatie. Hierdoor ben je verzekerd dat je ook tijdens het evenement al gave foto’s kan delen.

Robert:

De tijd voor fotografen om een selectie van je foto’s paar dagen later aan te leveren is al lang voorbij. Vaak genoeg krijg ik het verzoek paar foto’s van bijvoorbeeld de keynote z.s.m. te delen. Soms via email of whatsapp naar de contactpersoon die al een aantal berichten klaar heeft staan voor de social media.  Een kleine moeite, de organisatie kan betere kwaliteitsfoto’s direct delen, en bezoekers kunnen die weer retweeten of liken, wat weer voor meer exposure voor je event oplevert.

De laatste tijd ervaar ik dat de grotere events ook een eigen conference app hebben, zoals via Guidebook. Tip: geef je fotograaf de inlog gegevens zodat de fotograaf een selectie foto’s via de laptop direct kan uploaden, dit werkt meestal sneller dan via de smartphone!

Gebruik van foto’s

Bianca:

Privacy is ook een groot issue. Het is heel belangrijk om je bezoekers vooraf te informeren over het feit dat er foto’s gemaakt worden. En het liefst zelfs bij de inschrijving hier akkoord op te geven. Wij hebben een paar keer meegemaakt bij een groot evenement dat men vooraf kon aangeven dat ze niet op vastgelegd wilden worden. Deze bezoekers kregen dan een andere kleur keycord zodat de fotograaf hier rekening mee kon houden.  Echter gaf niemand aan niet akkoord te gaan. De soep wordt niet zo heet gegeten als hij wordt opgediend. Wel is het belangrijk om als organisatie je goed in te dekken op dit gebied.

Daarnaast is het ook belangrijk om je fotograaf in te lichten over wat je met de foto’s gaat doen na afloop van het evenement, waar deze worden geplaatst en waar de bezoekers deze terug kan vinden. Dit wordt namelijk nogal eens gevraagd aan de fotograaf.

Robert:

Bij de meeste events wordt er bij de online boeking medegedeeld dat er foto’s  en/of video gemaakt kan worden tijdens het event, en vink je aan of je hiervoor toestemming geeft. Ook handig is om ook een signage te plaatsen bij de registratie balie.

Bij het openingswoord van de host kan je aangeven dat er beeldmateriaal die dag geschoten wordt, en waar deze terug te vinden is. Ik heb het vaak meegemaakt dat mensen (sprekers, sponsoren of deelnemers) aan mij vroegen of ik ze een foto wilde mailen. Vroeger eens de fout gemaakt daar in mee te gaan, en kwam ik die avond thuis met een stapel visitekaartjes. Ik verwijs ze nu meestal door naar de organisatie.

Briefing!

Robert:

Een goede briefing is essentieel. Informeer je fotograaf meer dan alleen het programma van de dag, wat is het doel van de foto’s, waarom heb je een fotograaf nodig tijdens je event en wat wil je uitstralen?

Zo wilde een opdrachtgever het “connecten” en goede vibe centraal hebben in de reportage. Foto’s zouden ook gebruikt worden voor de nieuwe sales brochure van de sponsor booths verkopen en voor de website.

Let ook op wijzigingen in het programma en vertel die aan je fotograaf. Zo heb ik het wel eens meegemaakt dat de award uitreiking gepland stond op einde van de conference dag, maar omdat de ontvanger zijn vlucht moest halen werd deze verschoven naar vlak na de eerste break. Opdrachtgever was mij dat vergeten te vertellen, gelukkig was ik nog op tijd.

Bianca:

Neem in je briefing alles op, hoe vanzelfsprekend het ook voor jou is. Pas sprak ik een event organisator, die alleen maar staande foto’s had gehad, daar konden ze helemaal niets mee. Maar het was ook vooraf niet besproken met de fotograaf. Bijna alles is tegenwoordig liggend, zowel voor website als print. Voor de ervaren eventfotograaf is dit gesneden koek, maar blijkbaar niet voor iedereen.

Zorg dat je ook het draaiboek aan de fotograaf geeft, hier staat meer in dan alleen het programma. Het is belangrijk dat de fotograaf op de hoogte is van alles wat gaat gebeuren, ook dat wat een verrassing is voor de bezoekers. Komt er muziek de plenaire zaal in of een andere act? Vanaf welke kant? De fotograaf kan dan tijdig zijn positie bepalen.

Worden bezoeker met een speciaal busje vanaf het OV naar de locatie gebracht, laat ook dit weten, zodat de fotograaf regelmatig even naar buiten gluurt om ook dit onderdeel vast te leggen. Bespreek dit ook met de fotograaf vooraf of tijdens de briefing bij aankomst.

Andere zaken die je wilt delen?

Robert:
Loopruimte. Let op de zaalindeling en zorg voor voldoende loopruimte voor de fotograaf. Hoe meer ruimte, hoe gevarieerder de foto’s zullen worden. Bij dit kleine event zat de zaal vol met stoelen en was er weinig ruimte om je te bewegen.

Bij gala diners met grote ronde tafels zie ik dit ook vaak dat het net te krap is om niet al te storend langs te lopen.

Robert:

Presentaties gemaakt op een wit scherm. Ik weet niet of event organisatoren hier in kunnen sturen, maar ik begrijp dat het eerste beeld wat een spreker ziet om een presentatie te maken een blanco vel is. Voor het uiteindelijke beeldmateriaal, en ook voor de toeschouwer is dit minder fraai. Ik mis vaak kleur in presentaties.

Zie hieronder het verschil in beeld van zelfde presentatie met wit als gekleurd scherm.

Bianca:

Verwijs iedereen naar de voorste stoelen in de zaal. Meestal komen er minder deelnemers dan aangemeld en dan blijven er lege stoelen en die zijn bijna altijd op de eerste rij. Voor

kom dit door of iedereen of naar voren te begeleiden of te weinig stoelen te plaatsen en bij te zetten indien nodig. Ik probeer ook altijd foto’s te maken vanaf de zijkant of vanaf het podium en dan vallen die lege stoelen vooraan heel op. Een ervaren fotograaf kan een bijna lege zaal nog vol laten lijken door vanaf de juiste hoek te fotograferen. Maar beter is dit te voorkomen.